In gesprek met Irene van der Veen, HR Manager en Nando Keijser HR Business partner bij Bolidt. Het bedrijf is wereldvermaard om haar kunststof vloersystemen die in de meest creatieve dessins kunnen worden gemaakt. Van cruiseschepen tot ziekenhuizen en van woonkamers tot musea, Bolidt toepassingen kom je overal tegen. 

Wat was de aanleiding om met TMA te beginnen?

Bolidt bestaat nu 60 jaar, ons beloningsbeleid was van oudsher sterk individueel gericht en we hadden behoefte aan een goed gestructureerd functiehuis als basis voor ons salarishuis. Dat hebben we uiteindelijk gerealiseerd met behulp van de functie waarderingssystematiek van Willis Towers Watson. Als vervolg daarop wilden we dat de vaste beloningscomponent competentie gebaseerd zou zijn en de bonus resultaat afhankelijk, dus van het behalen van doelstellingen. Vervolgens zijn we op zoek gegaan naar een methode om competentieprofielen te maken en een tool om deze te meten.    

Dus de insteek was geen talent management? 

Nee aanvankelijk niet, maar het was wel een argument om uiteindelijk voor TMA te kiezen. We zijn vooral gecharmeerd van de competentiebibliotheek met de 53 competenties en de gedragsvoorbeelden. Dat was voor ons een goede basis om voor elke functie competentieprofielen samen te stellen.

Volgden die profielen dan automatisch uit het traject met WTW?

Dat gaf wel veel richting, maar uiteindelijk hebben we die vertaalslag toch vooral zelf gemaakt. Jullie consultant Sybren heeft daar ons ook goed in begeleid. Wat in het begin niet goed ging, is dat je geneigd bent om heel veel competenties aan te vinken. Alles is relevant en dan heb je er al gauw een stuk of twintig. Het is echt essentieel dat je alleen die competenties pakt die ook echt onderscheidend zijn voor die functie.

Voor de eerste ronde was het doel ook niet om gelijk de perfecte competentie profielen te hebben, maar iets dat ‘goed genoeg’ aansloot op de functie. We zullen steeds opnieuw naar de profielen kijken en waar nodig gebruik maken van de Competentie Stakeholder Analyse tool van TMA om de profielen met behulp van input van de managers verder aan te scherpen. 

Hoe was reactie van het management op de competentie gebaseerde performance reviews?

Eigenlijk boven verwachting goed. Daar hadden we in het begin best wat zorgen over, maar zowel medewerkers als managers waren er eigenlijk heel enthousiast over. De medewerkers gaven aan dat ze beoordelen op basis van gedragscompetenties veel eerlijker vonden omdat het gaat over iets waar ze zelf invloed op hadden. De managers vonden het fijn dat ze vanuit een concreet profiel met duidelijk en herkenbare gedragingen kunnen werken. 

En op het gegeven dat deze beoordeling de basis vormde voor het vaste salaris?

Wat wij willen, is dat we wat beter gaan betalen dan het gemiddelde in de markt. En dankzij het traject met WTW weten we nu ook wat ons referentiepunt is. Dat is voor onze mensen het voornaamste natuurlijk. Maar eerlijk is eerlijk, voor een aantal mensen betekende het toch dat we hebben gezegd ‘je zit nu aan je plafond.’ En ook dat we hebben gezegd ‘misschien moet je ook wat extra verantwoordelijkheden nemen’, want je wordt immers op dat niveau betaald. En voor een aantal mensen was het een heel goed gesprek, in die zin dat ze er financieel gezien op vooruit zijn gegaan. 

En wat is de nu de winst voor Bolidt?

Mensen hebben veel meer het gevoel dat ze loon naar werken krijgen. Dat is super belangrijk voor hun motivatie. En wij hebben nu goed voorspelbaar wat er gebeurt met de totale loonsom. Dat is onze grootste kostenpost en daar kunnen we nu echt op sturen. We kunnen precies uitrekenen hoeveel budget we nodig hebben en hoeveel geld we willen besteden aan salarisverhogingen. 

Door als de grondslag voor het loon écht een andere basis te nemen dan voor de bonus zijn we er ook in geslaagd om deze voortaan meer mee te laten ademen met de winst. Als we geen winst maken, blijft je salaris gelijk maar dan gaan we geen bonus uitkeren. Dat heeft wel echt heel wat voeten in de aarde gehad, maar ik vind het ook oprecht een heel goed uitgangspunt immers je gebruikt de bonus dan ook waarvoor die bedoeld is. 

Hoe kijk je terug op het hele proces?

In het begin zagen we dat meer dan de helft gemiddeld een 5 scoorde (op een 5-puntsschaal). Het was de eerste keer dat erop deze manier is beoordeeld. En dan vinden managers het best lastig om kritisch te zijn. Dat is precies de cultuurverandering die we willen bereiken: zaken uitspreken, dan met elkaar bespreken, er samen afspraken over maken, maar er vervolgens indien nodig ook op aanspreken. Dat gaat allemaal over gedrag. 

Dus toen we in het begin zagen dat er te weinig kritisch werd gescoord, hebben we de managers geholpen om er wat realistischer naar te kijken. Uiteindelijk zijn we uitgekomen op een overall gemiddelde score van 3,6 en daar zijn we tevreden mee. 

Wat zijn je observaties bij het gebruik van TMA TMS ?

Wat wij nu nog niet hebben gebruikt, is de mogelijkheid dat medewerkers zelf kunnen reflecteren op hun competenties. Ik begrijp dat dat de standaard optie is, maar daar hebben we omheen kunnen werken. Waar ik ook nog een beetje mee zit, is hoe wij onze “leidende principes” kunnen herleiden naar bestaande TMA competenties. Wij gebruiken daar nu woorden voor die niet zijn gebaseerd op TMA taal. Verder zou ik graag de mogelijkheid hebben om de data te exporteren en daar ook analyses op te kunnen draaien met data vanuit andere systemen. 

Wat ik een beetje tricky vind, is dat als je op de knop ‘afronden’drukt dat je dan niets meer kan wijzigen. Wat ik graag zou zien, is dat je eerst een concept kan opslaan. Wat ik ook graag zou willen, is een koppeling naar ons personeelsinformatie systeem Cobra (van SD Worx). Dat we daarin het rapport kunnen opslaan en bij de medewerkers Loonadministratie kunnen gebruiken. 

En de ondersteuning die jullie hebben gehad van Sybren?

Mijn ervaringen met Sybren zijn prima. Zowel zakelijk als het privé praatje.De workshops met de leidinggevenden gingen heel goed. Die vond ik zelf best wel spannend. Maar het was heel positief. Sybren deed dat een beetje low-profile en dat sloot goed aan. En vervolgens heeft hij natuurlijk gewoon heel veel operationele dingen voor ons gedaan. “Ja, dat was gewoon echt heel fijn dat dat kon, want anders hadden we het niet gered in het korte tijdbestek dat we onszelf hadden opgelegd.” Het is een nieuw systeem dat je nog niet zo goed kent, dat was best een uitdaging. Dus het was lekker dat we dan in handen waren van iemand die gewoon weet wat hij doet.

Laatste vraag: nu verder met talent management binnen Bolidt?

Als gezegd: dat TMA op dat vlak een complete oplossing biedt, was echt een reden om voor jullie te kiezen. Of we nu doorpakken en iedereen ook een talent analyse laten doen, gaan we komende tijd onderzoeken. We hebben nu wat sessies gedaan met Insights en dat heeft wel geholpen om het belang van het snappen van drijfveren en hoe belangrijk die zijn in de onderlinge samenwerking, op de agenda te zetten van het management. We zijn gecharmeerd van de medewerkers ontwikkelomgeving van TMA en ook de HR tools zoals matching zijn interessant voor ons.