Is selecteren op basis van functieprofielen achterhaald? 
Fitting people to jobs or fitting jobs to people?
Dit artikel gaat erover dat selecteren op basis van functieprofielen achterhaald is, maar als ik dat zo schrijf denk ik ‘dat klinkt ook tegenstrijdig’. Zijn we bij PRiMAN niet juist altijd bezig met het in kaart brengen van talent en het matchen daarvan op functies aan de hand van een functieprofiel?! En hebben we niet speciaal een training ontwikkeld om goede functieprofielen te maken, zodat je als werving en selectiemedewerker of manager accuraat kunt selecteren wie je nodig hebt in je organisatie? En ik sta hier ook achter; het is erg behulpzaam om bij het aannemen van nieuwe medewerkers een goed profiel te maken van een functie; welke kennis, vaardigheden en gedrag zijn er nodig om het werk te doen? Dus wat bedoel ik dan precies met dat selecteren op functieprofielen misschien wel achterhaald is?
Er is iets wat me al jaren intrigeert. In de psychologie wordt het onderscheid gemaakt tussen twee verschillende aanpakken van job (re)design, het inrichten van functies om de medewerkerstevredenheid en productiviteit te vergroten . De ene aanpak, als traditioneel bestempeld, is fitting people to jobs, bekend uit het scientific management van Frederick Taylor. Hierin moeten mensen zich aanpassen aan de functie met als voordelen een hoge efficiëntie en productiviteit. Maar als nadelen dat medewerkers vaak weinig voldoening ervaren en meer last hebben van verveling , stress en gebrek aan persoonlijke groei. De andere aanpak is het modernere fitting jobs to people , dat ernaar streeft banen intrinsiek motiverend te maken door de functie- inhoud te verbreden, af te wisselen, en/ of meer verantwoordelijkheid aan te brengen. (Kreitner, Kinicki en Buelens, Organisational Behaviour, 2002). Hierin is ook meer ruimte voor jobcrafting; het proces waarin de medewerker zelf zijn functie aanpast. De eerste aanpak gaat er van uit dat mensen zich wel plooien naar elke werksituatie en de tweede dat mensen onderbenutte bronnen van talent zijn die verlangen naar uitdaging en verantwoordelijkheid. Ook heeft dit te maken met de aanname dat de mens van nature lui is dan wel dat de mens van nature behoefte heeft zich te ontwikkelen en intrinsiek gemotiveerd is. Welke aanpak en visie heeft uw voorkeur? Ik denk dat bij vrijwel iedereen de tweede, fitting jobs to people, populairder is.
Maar waarom gaat werving en selectie nog bijna altijd via het fitting people to jobs -principe?! Anno 2014 is de gang van zaken nog vaak dat de functie, de job, eerst helemaal in kaart wordt gebracht; resultaatgebieden, gedragsindicatoren, werkprocesschema’s en harkjesmodel, u kent het wel. Vervolgens wordt er een poppetje gezocht voor op de plek. Een persoon die zo veel mogelijk van de gevraagde kennis en competenties bezit. Maar de perfecte match bestaat niet. Er zijn kandidaten die een groot deel van de gevraagde eigenschappen bezitten, maar geen enkel persoon past precies in het hokje. Zij hebben een aantal gevraagde eigenschappen niet, maar ook weer een aantal andere, niet gevraagde maar waardevolle talenten, wel.
Dus waarom passen we niet vaker fitting jobs to people toe bij het matchen van mensen en functies? Aan de hand van de talenten van de kandidaat kan worden gekeken welke werkzaamheden hij/ zij allemaal goed zou kunnen uitvoeren. De voordelen zijn dat de persoon zich breed kan ontwikkelen, een hoge productiviteit heeft en geestelijk beter in balans is, waardoor duurzaam inzetbaar. Misschien denkt u nu: ‘Dat klinkt prachtig, maar je wilt als organisatie wel je doelen behalen dus moet je wel zorgen dat alle taken worden uitgevoerd’. Dat is natuurlijk waar. Maar als taken uitwisselbaar zijn kunnen medewerkers vooral de werkzaamheden die het beste bij hen passen naar zich toetrekken. Het risico dat iedereen als het ware losgaat in de snoepwinkel en dezelfde werkzaamheden wil doen, wordt ondervangen als je een breed spectrum aan medewerkers aantrekt die hun verschillende talenten en voorkeuren hebben, en daardoor ook verschillend werk aantrekkelijk vinden.
Is fitting jobs to people altijd geschikt om nieuwe medewerkers aan te stellen? Nee, in mijn visie hangt het van de situatie af. Wanneer een medewerker vertrekt en een vervanger wordt gezocht dan is werven en selecteren aan de hand van een nauwkeurig functieprofiel zeer aan te raden. Zeker wanneer de andere teamleden tevreden zijn over hun takenpakket en goed functioneren, staat bij wijze van spreken 90% vast wat de functie-inhoud is en de nieuwe medewerker dus geacht wordt te doen. Hij/ zij komt in een bestaand systeem. Fitting –of beter gezegd- chóósing the person to the job is dan heel verstandig.
Maar wanneer een organisatie aan het uitbreiden is, kan fitting jobs to people goed worden toegepast. Alsook bij organisaties in verandering waarbij de manier waarop het werk wordt uitgevoerd sowieso in ontwikkeling is. En denk ook eens aan medewerkers die boventallig zijn geworden in hun oude functie. Hoe kan de persoon met al zijn kennis en vaardigheden nog meer worden ingezet? Sommige organisaties, waarvan Microsoft een bekend voorbeeld is, passen dit al toe, zij nemen nieuwe medewerkers aan zonder vooraf vast te stellen wat deze medewerker gaat doen.
Moeten we dan trouwens alle functieprofielen in de prullenbak gooien als we eerst de mensen aannemen en dan de functie gaan invullen? Nee zeker niet. Functieprofielen kunnen heel goed dienen om de ruime kaders van een functie aan te geven, zoals welke doelstellingen een afdeling in de organisatie heeft. Daarna dient er echter flexibel mee omgegaan te worden. Een team kan die kandidaten aantrekken die over een aantal belangrijke talenten beschikken (let op diversiteit in het team!). En, ook heel belangrijk, waarmee een goede klik is. Vervolgens kan het beste op teamniveau worden bekeken wie welke werkzaamheden wil doen, en hoe en wanneer, de medewerkers richten zelf hun baan in, jobcrafting. Elk persoon maakt daarover afspraken die elk jaar in een werkplan tussen medewerker en leidinggevende worden vastgelegd. Zo wordt eerst de persoon gekozen waarmee een organisatie werkt en daarna de functie pas ingericht! Wordt dit standaard gang van zaken in het personeelsbeleid van de toekomst?!